Röstens outnyttjade potential: En VD:s guide till att kommunicera tre gånger snabbare

Som entreprenör, företagare och tvåbarnsfar försöker jag alltid utnyttja min tid på bästa sätt och få ut 20 timmar av 10 :)

Mitt företag har nästan 200 direktanställda plus flera hundra personer som är involverade i de produkter vi utvecklar. Kommunikationskanalerna är ganska överbelastade. Det skapas värde överallt, men det är verkligen svårt att hänga med!

En av de bästa metoderna som jag har använt i ett år nu ärröstmemonochdiktering. Jag har lagt till dem i min verktygslåda med verktyg och metoder som jag använder, och det sparar mig verkligen massor av tid.

Röstmemon – ett uttrycksfullt verktyg

Röstmemon har generellt sett blivit en stor trend och finns nu på Instagram, WhatsApp, Viber och många andra plattformar. De är särskilt populära bland de yngre generationerna för den dagliga kommunikationen. Användningen av denna funktion har ökat markant, vilket också sammanfaller med den kraftiga nedgången i antalet telefonsamtal.

Den tyska branschorganisationen för den digitala ekonomin har konstaterat att42 procent av 16- till 24-åringarna använder röstmeddelanden varje dag.

Det är uppenbart att de upptagna millenniegenerationen, som ofta har flera bollar i luften samtidigt, ser detta som ett utmärkt sätt att spara tid!

Å andra sidan har jag inte stött på särskilt många omnämnanden av denna teknik i fackkretsar, och det verkar som om den inte har blivit någon särskilt populär metod (ännu), så jag ville dela med mig av mina synpunkter och erfarenheter i ämnet.

Till skillnad från text och den omfattande användningen av emojis tycker jag att röstmemon är ett mycket uttrycksfullt sätt att kommunicera på.

Fördelar:

• snabbare;
• mer mänskligt och varmare jämfört med kall text;
• ger möjlighet att beskriva saker på ett mer uttrycksfullt och bättre sätt

Enkelt användningsfall

Låt oss säga att du är i mataffären och att det pågår en riktigt intressant konversation på Slack. Du kanske inte kan delta fullt ut förrän du är tillbaka vid arbetsplatsen, men du vill ändå dela med dig av dina mer utförliga tankar. Då kommer röstmemon till undsättning!

Leta bara upp appen ”Röstmemo” på din iPhone eller ljudinspelaren på Android, tryck på den röda knappen – och nu är du redo att go!

Den passar i stort sett alla situationer där man inte har händerna fria för att skriva text.

Efter att den första ljudfilen har laddats upp kommer många att tycka att det här är fantastiskt och en frisk fläkt, medan andra kommer att avsky det. :) Låt oss titta på nackdelarna.

Nackdelar:

• Dina kollegor måste byta från text till ljud (och eventuellt stänga av musiken i hörlurarna);
• Många tycker att det känns konstigt att ”prata med telefonen”
• Om det är ett viktigt meddelande går dokumentationen/metadata som finns i det förlorad.

Diktamen

Diktamen är också ett utmärkt alternativ, eftersom det är tillgängligt för oss alla. Jag skulle rekommendera detta som ett säkrare alternativ, eftersom många kanske blir irriterade av att få röstmeddelanden. 🙂

Diktat är aktiverat som en funktion på operativsystemnivå där tal automatiskt omvandlas till text.

Programvaraför taligenkänningkan enkelt transkribera över 150 ord per minut (WPM), medan en genomsnittlig person skriver cirka 40 WPM. Forskare vid Stanford som jämfördeskrivande meddiktering fann atttaligenkänningvar nästan tre gånger snabbare och dessutom gav upphov till färre fel

En genomsnittlig person skriver 40 WPM medan läshastigheten ligger på 300 WPM, vilket innebär att man läser åtta gånger snabbare än man skriver. Det innebär att vi skriver väldigt långsamt jämfört med hur vi läser, och vi bör fundera på hur vi kan dra nytta av detta.

Så här använder du dikteringsfunktionen på en iPhone:

https://www.youtube.com/watch?v=8wl33yN6rTU

Eftersom det går tre gånger snabbare att diktera än att skriva på tangentbordet kommer det att spara dig massor av tid. En förutsättning är förstås att man kan tala tydligt; jag använder specifikt English och bosniska/kroatiska/serbiska, och det fungerar ganska bra.

När det gäller diktering är ett litet problem att rösten omvandlas till text RIKTIGT snabbt, så man måste verkligen tänka efter och strukturera sina tankar innan man säger något – annars blir man tvungen att go gå tillbaka och rätta en hel del text.

Viktiga saker att tänka på och några tips:

• Fundera på dikteringen/textens uppbyggnad redan från början;
• Tala tydligt så att du inte behöver rätta så mycket;
• Det är bra att göra pauser på några sekunder eller dela upp dikteringssessionen i mindre delar för att göra färre misstag och ge sig själv tid att tänka efter en eller två sekunder innan man lägger till nästa del
• Ibland ger ett Bluetooth-headset med mikrofon inte samma kvalitet på dikteringen som när man använder telefonens mikrofon direkt;
• Diktatfunktionen kan känna igen skiljetecken som punkt, kommatecken och frågetecken, så om du använder dem på rätt sätt kan du också strukturera texten på ett snyggt sätt

Till skillnad från röstmemon omvandlas dikteringen till text, vilket innebär att metadatan bevaras och att du senare enkelt kan söka efter nyckelord i texten.

Ett av de kontroversiella argumenten jag stött på är att människor tycker att det känns konstigt att prata med ett livlöst föremål som en telefon och hellre skulle vilja skriva istället.

Eftersom det är ett kontroversiellt ämne att använda diktering som ett vanligt verktyg i arbetslivet skulle jag gärna vilja höra andras åsikter och erfarenheter.